ERP-Auswahl-Checkliste — 30 Fragen, ehrlich beantworten.

Block 1 — Größe und Wachstum

• Wie viele Mitarbeiter arbeiten täglich mit der Software?
• Wie viele Belege pro Monat fallen an?
• Plane ich in 3 Jahren eine Verdopplung der Mitarbeiterzahl?
• Habe ich mehrere Standorte / Filialen?
• Habe ich Mitarbeiter im Außendienst?

Block 2 — Branchen-Fit

• Habe ich Leergut, Pfand, Mehrweg-Gebinde?
• Brauche ich Chargen oder Seriennummern?
• Brauche ich Mindesthaltbarkeit und Allergen-Kennzeichnung?
• Habe ich EDI-Partner (z.B. GEDAT, Brauereien)?
• Verkaufe ich auch über die Theke (TSE-Kasse)?

Block 3 — Compliance

• Kann das System GoBD und DSFinV-K?
• Wird ZUGFeRD und XRechnung erzeugt?
• Hat das System einen DATEV-Export?
• Kann es SEPA-Lastschriften und -Überweisungen?
• Habe ich Intrastat-Pflicht?

Block 4 — Total Cost of Ownership

• Was kostet die Lizenz pro Arbeitsplatz pro Jahr?
• Was kostet die Einführung (Beratung, Schulung, Datenmigration)?
• Was kostet die jährliche Wartung?
• Was kostet eine Stunde Sonderentwicklung?
• Was kostet Hosting (bei Cloud-ERP)?

Block 5 — Anbieter

• Wie alt ist der Anbieter? (Stabilität)
• Wie viele Installationen hat er in meiner Branche?
• Reicht ein deutschsprachiger Support?
• Sitzt der Anbieter in Deutschland (Datenschutz)?
• Gibt es Referenzkunden, die ich besuchen kann?

Block 6 — Technik

• Cloud oder Desktop? Oder beides?
• Welche Schnittstellen brauche ich (Shop, Bank, Versand)?
• Welche Hardware (Kassen, Scanner, Drucker) ist nötig?
• Wie sieht die Datenmigration aus Altsystem aus?
• Gibt es Schulungen vor Ort?